Bestyrelses referat 07.10.2018

Visninger: 71

Bestyrelsesmøde den 7. oktober 2018 kl. 09:30

Sted: Foreningshuset på Marielyst Torv.

Deltagere:

Margit Suhr Pedersen (MSP), Flemming J. Mikkelsen (FJM), Per Kamper Hansen (PKH), Ole Edlund Jensen (OEJ), Karsten Meier (KM), Bjarne Thurø (BJT), John Stævngaard (JS), Carsten Kristian Larsen (CKL), John Olesen (JO) og Kennet Rasmussen (KR)

Introduktion til bestyrelsesarbejdet

FJM præsenterede ideerne for det fokus han ønsker bestyrelsen skal have i arbejdet med afsæt i grundlaget for hans valg på den ekstraordinære generalforsamling. FJM vil udsende et skrift om dette (en ”Programerklæring”) til behandling på kommende bestyrelsesmøde

Konstituering af bestyrelsen

FJM’s fremsendte oplæg til forretningsorden (email af 2018-10-05) blev diskuteret. Enighed i at bestyrelsesmøder skal baseres på skriftlige oplæg, der udsendes sammen med agenda.

Sekretær KM.

”Vejteam” (FJM, OEJ, CKL) blev nedsat, da dette er den største og vigtigste forpligtelse for foreningen. En ”Vedtægtsteam” (JS, JO, KM) blev nedsat for at forberede opdatering af vedtægter.

MG-repræsentanter i andre bestyrelser og fora

MGF er indskrevet i Facaderådets vedtægter. Tom Ahlquist er MGs repræsentant sammen med varetagelse af en række andre tillidsposter.

Marielyst Trafiksikkerhedsgruppe (hvem fra MGF?)

Følgegruppen for Bøtøskoven naturpark (BJT)

MGs samarbejdspartnere

Formandsmøde for grundejerforeninger. Kontakt til den tidligere bestyrelse for at få en reference til status for dialogen.

Foreningens kontrakter

Kontakt til den tidligere bestyrelses vejformænd (Jens-Otto og Anders Jakiewicz) for at få fremsendt underskrevne kontrakter med vej-entreprenører for indeværende periode.

Tilsyn

Arbejdet fortsætter med “Morten”, som holder øje med alle medlemmernes huse i de fem vintermåneder. JO er kontaktperson til Morten.

 

Henvendelser fra medlemmer

FJM var vært ved oktober-åbent-hus. Fire henvendelser. Alle henvendelser skal ledes ind over hjemmesidens kontakt-formular. Dette vil sikre den højeste kvalitet i MGF’s sagsbehandling og statistik-måling.

Igangværende projekter

Vejteam har to opgaver:

  1. A) Gennemføre og afslutte eksisterende vej-entreprenør aftale.
  2. B) Gennemføre en udbuds/tilbudsproces med vej-entreprenør for næste periode.
  3. C) Skift af postnummer 4875 for Marielyst skal gennemføres. Alle andre grundejerforeninger har underskrevet en ansøgning.

Kommunikation – website – individuelle data på website

For at sikre en åben, smidig og omkostningseffektiv kommunikation med medlemmer skal det være muligt at anvende email til alle medlemmer. Pt. har MGF 1500 korrekte email-adresser på medlemmer.

For at sikre en minimalistisk anvendelse af persondata – også for bestyrelsesmedlemmer – samt at sikre en styret signalvej for medlemmer til bestyrelsen så skal der på hjemmesiden ikke være andet end navne for bestyrelsesmedlemmer samt formandens email.

Foreningens økonomi - balance – budget – forsikring

Aktuelt forbrug ÅTD samt budget for regnskabsåret blev fremsendt af MSP via email 2018-10-02. Den ekstraordinære generalforsamling har været dyr primært pga. portoudgifter. ”Husnr” posten er ca. 2.000/år. Der forventes ikke, at være skulle bruges yderligere midler på vej-vedligeholdelse før vinteren. Vej-teamet vil beskrive aktiviteter og budget for reparationer resten af regnskabsåret.

Vagtliste i foreningshus

Alle modtog en nøgle til foreningslokaler.

Nye mødedatoer

  1. november kl. 14-17. MGF’s lokaler samt Video.
  2. december kl. 9-12. MGF’s lokaler samt Video.