Bestyrelses referat 10.03.2019

Visninger: 352

Referat af bestyrelsesmøde den 10. marts 2019 
Foreningshuset på Marielyst Torv kl. 10:00 – 14:00. 

Deltagere: Margit Suhr Pedersen (MSP), Flemming J. Mikkelsen(FJM), Ole Edlund Jensen (OEJ), Karsten Meier (KM), Bjarne Thurø (BJT), John Stævngaard (JS), John Olesen (JO), Kennet Rasmussen (KR),  

Fraværende: Per Kamper (PKH), Carsten Kristian Larsen (CKL – med afbud) 

 

  • MødereferatReferatet fra mødet den 3. februar 2019 blev godkendt. 

  • Nyt fra formanden: Løbende sager/Intet at bemærke. 

  • It-team orienterer: Det blev vedtaget at udsætte implementeringen af en ny it/kommunikationsplatform, fordi den i sin nuværende form ikke lever op til to væsentlige krav: (1) adgang til nye mailadresser for øget kommunikation med medlemmerne, og (2) besparelser på portokontoen ved indkaldelse til generalforsamlingen. Den nye it/kommunikationsplatform tilgodeser derimod en digitalisering af hjemmesiden og moderniserer Marielyst Grundejerforenings administration. Der arbejdes videre med en reduceret version af platformen til efteråret. 

  • Vedtægtsteam orienterer: Teamet har udarbejdet et første udkast til nye forslag til vedtægter for foreningen. Med henblik på en vedtagelse på generalforsamlingen i august er det i besluttet at arbejde videre med vedtægtsændringer på tre områder: (1) Dato for generalforsamlingen, (2) digital kommunikation med medlemmerne, samt at (3) at kassereren ikke vælges direkte på generalforsamlingen, men udpeges ved bestyrelsens konstituering. 

  • Vejteam orienterer: Temaet har haft møder med en række entreprenører – og eksperter. Teamet gennemgik tilbud fra entreprenører, og der er nu på kort og lang sigt mulighed for at udarbejde en detaljeret plan/budget for at konvertere fra ”sorte” til ”lyse” veje. I den forbindelse indkaldes til et informationsmøde for medlemmerne om projektet og dets muligheder. Det forventes at finde sted i sidste halvdel af maj, og invitation udsendes sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling i august. Oplæg til mødet offentliggøres på hjemmesiden www.marielyst-grundejerforening.dk og via email. 

  • Ny model for økonomisk tilskud til vejlaug: Vejteamet har analyseret den hidtidige model for tilskud til vejlaugenes vejvedligeholdelse. Et nyt princip er præsenteret for vejlaugene, som har modtaget det positivt.  Det går i al sin enkelthed ud på, at Marielyst Grundejerforening yder et tilskud, der svarer præcist til, hvor meget vejlaugenes medlemmer har betalt til vejvedligeholdelse i Marielyst Grundejerforening det foregående år. I 2018/2019 har hvert enkelt medlem af Marielyst Grundejerforening betalt 150 kr. til vedligeholdelse af veje. De medlemmer, der også er medlem af et vejlaug, får dette beløb retur. Desuden er vejlaugenes medlemmer fritaget for en evt. midlertidig stigning i medlemskontingentet til konvertering fra mørke til lyse grusveje i Marielyst Grundejerforenings område. 

  • Foreningens økonomi - balance - budget: Budget for de kommende to regnskabsår blev gennemgået. En evt. midlertidig kontingentstigning for 3 – 4 år frem vil blive præsenteret på generalforsamlingen 2020/2021 som en konsekvens af vejprojektet, der betyder en vedligeholdelsesmæssig opgradering af vejene. 

  • Foreningens forsikringer: TopDanmark har afgivet et indledningsvist tilbud på ansvar, bestyrelsesansvar, arbejdsskade og løsøreansvar.  Foreningen skifter til TopDK.  

  • Møde i Facaderådet: Næste møde er den 19. marts 2019. 

  • Hustilsynet arbejder: Hustilsynet mangler en enkelt runde tilsyn med husene i denne sæson. Rapporten om indberetninger til udgangen af februar blev præsenteret. Ulåste døre er fortsat den helt store forglemmelse blandt foreningens medlemmer. I marts-runden omdeles en opfordring til alle medlemmer om at oplyse e-mails til bestyrelsen for mere smidig kommunikation. Opsynsmand Morten modtager et ekstrahonorar for denne ekstraopgave.  

  • Medlemmerne mener: Marielyst Grundejerforening har fået mange henvendelser fra medlemmer som opfølgning på det seneste nyhedsbrev. Medlemmerne er glade for nyhedsbrevet, og føler, at de bliver holdt godt orienteret. De fleste henvendelser drejer sig desuden om, at de gerne ser et forslag om 30 km/t på alle veje gennemført. Flere henvendelser om huller i vejene, som de gerne vil betale mere for at få vedligeholdt. 

  • Kommunikation: Nye punkter til nyhedsbrev, som udsendes snarest. Opdatering af hjemmesiden løbende.  

  • Nye bestyrelsesmøder:  
  • Den 13. april kl. 10:00 – 13:00 
  • Den 05. maj kl. 10:00 – 13:00 

  • EventueltMøde i Følgegruppen for Bøtøskoven den 25. april 2019.