Politik for behandling af personoplysninger

Visninger: 306

Politik for behandling af personoplysninger

Dette er en kort beskrivelse af Grundejerforeningens formål med og processer for behandling af personoplysninger. Politikken beskriver også hvilke data der behandles og hvem der er involveret i behandlingen, samt hvilke systemer der benyttes. Politikken er tilgængelig på foreningens hjemmeside. www.marielyst-grundejerforening.dk

Formål

I tillæg til Grundejerforeningens almindelige formål, som er tilgængelig på foreningens hjemmeside, indsamler foreningen persondata for at have overblik over hvilke medlemmer der er i foreningen, for at kunne opkræve kontingent, håndtere restancer og udskrive rykkere, og for at kunne service medlemmerne med væsentlig information om forhold i foreningen.

Indsamlede data

Foreningen indsamler følgende obligatoriske data om det enkelte medlem:

- Navn

- Adresse

- Telefonnummer - Matrikelnummer

- Mailadresse

- Nets Betalings ID

Der indsamles ikke særligt personfølsomme data som et led i foreningens arbejde, hvorfor foreningen ikke indhenter samtykke fra medlemmerne. Samtykket anses for givet i det øjeblik en ejendomsmægler eller medlemmet selv oplyser foreningen om tilflytning.

Behandling af data

Foreningens Regnskabsføre fører et medlemsregister med udgangspunkt i ovenstående data. Registret opdateres løbende i takt med til- og fraflytninger af medlemmer.

Data leveres af ejendomsmæglere og ny-tilflyttede medlemmer. Data sendes til foreningens Regnskabsføre.

Data bruges i forbindelse med:

-                           Den årlige kontingentopkrævning

-                           Særlige opkrævninger (f.eks. ved større vejvedligeholdelser)

-                           Rykkere ved restancer

-                           Udsendelse af elektroniske nyhedsbreve

-                           Afstemningslister i forbindelse med generalforsamlinger

-                           Afstemning af ejerforhold ved opslag på tinglysning.dk

Deling af data sker i situationer hvor foreningen overgiver restancer til retslig eller anden inddrivelse.

Alle databehandlinger forgår i WinKAS hvor Marielyst Grundejerforening har indgået en Databehandler aftale.

For at arbejde i WinKAS skal man åbne med et Brugernavn og en Adgangskode.

Hvem har adgang til WinKAS – Forretningsføre – Formand – Formand for Hustilsyn.

Hvis der er frafald fra nogle af overstående personer skal man skifte adgangskoden,

Løn Regnskab.

Vi køber personaleadministrative ydelser hos Visma Dataløn.

Adgang til Visma Dataløn lønsystem har.: Regnskabsfører.

Er der frafald fra overstående person skal koden ændres.

Interner 1-2-3

Der er indgået en Databehandleraftale imellem Marielyst Grundejerforening og Internet 123.

Marielyst Grundejerforening.

Sletning af data sker senest 1 år efter medlemmets fraflytning, dog først efter at eventuelle restancer er betalt. Sletning af data for frivillige udtrådte medlemmer sker ved godkendt udtrædelse eller ved afslutning af eventuel restance.

Øvrige forhold

Det er muligt at få oplyst kontingentstatus og hvilke data foreningen har liggende ved henvendelse til Forretningsfører.

Foreningen opbevarer ikke data ud over ovenstående. Data fra de gennemførte tinglysningsaktiviteter er destrueret efter gennemført tinglysning.

Afgående bestyrelsesmedlemmer skal efter endt overlevering af bestyrelsespost destruere foreningens data.

Bestyrelsen

25.5.2018